6 méthodes d’organisation astucieuses : optimiser son temps au quotidien

Vous cherchez un moyen d’avancer plus rapidement dans vos tâches grâce à l’organisation stratégique de votre temps ? Avec l’écran de téléphone qui s’allume, la play qui vous fait de l’œil ou encore le soleil qui s’invite à votre fenêtre, il est parfois vraiment (vraiment) difficile de se motiver à terminer un projet sur la deuxième guerre mondiale (bon le sujet est pas fou je vous l’accorde).

Mais est-ce que vous avez déjà tenté autre chose, une nouvelle manière qualitative de travailler ? Avez-vous essayé de vous pencher vers des méthodes d’organisation personnelle et professionnelle différentes et reconnues ? Est-ce que finalement, ne se cacherait pas dans votre corps, un second vous ultra productif, qui depuis le début ne bossait pas de la bonne façon, avec la mauvaise méthodologie ? 🤔

Car oui mes chèr.e.s, il existe tout un tas de méthodes organisationnelles, pour vous aider à mettre en œuvre vos idées et réaliser vos projets. Et il y en a pour tous les goûts ! Parmi ces 7 techniques populaires, vous trouverez sûrement chaussure à votre pied. Chaque méthode est accompagnée d’un schéma explicatif ludique.

1️⃣ Méthode Pomodoro

Ahhh cette méthode de la tomate, je suis sûre que vous en avez entendu parlé au moins une fois non ? Déjà je suis sûre que son nom vous intrigue… Non mais c’est vrai, pourquoi la méthode Pomodoro d’abord ? 🍅

Cette technique a adopté ce nom en raison du minuteur de cuisine en forme de tomate qu’utilisait l’inventeur de cette trouvaille à savoir, Francesco Cirillo, pour définir ses temps de travail, en 1980. Francesco étant italien, vous comprendrez donc que tomate = pomodoro.

La méthode pomodoro consiste à travailler par tranches de 25 minutes (en faisant sonner un minuteur), en incluant entre chaque session des pauses assez courtes, de 5 à 10 minutes. ⌛

Au bout de 4 sessions de pomodori coordonnées, une pause plus longue est accordée (20-25 minutes). Vous l’avez compris, cette technique agile de gestion du temps fonctionne par récompenses (pauses).

2️⃣ Méthode crapaud

La méthode « Avalez le crapaud » (décidément que des noms rigolos !) est une technique de hiérarchisation des priorités, qui consiste à identifier les tâches les plus difficiles de sa to do list. 📝

L’objectif est alors de sélectionner la tâche la plus complexe et de la réaliser en premier, au début de sa journée (idéalement le matin 🌞). Il est avéré que travailler le matin, lorsque le cerveau est bien frais, augmenterait la capacité de concentration et la vitesse de réalisation des tâches.

Certes, cette méthode n’est pas des plus douces, mais elle pousse à se mettre dans le bain dès le matin et à adopter assez tôt un sentiment d’accomplissement. 🎯 Arriver à bout d’une tâche complexe vous permettra par la suite de vous occuper de petite tâches moins importantes (qui paraîtront du coup beaucoup plus dérisoires !).

3️⃣ Matrice Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est une manière de s’organiser efficacement, à travers le classement des tâches à réaliser, selon leur ampleur et leur urgence. Il s’agit alors de classer les choses à faire à travers 4 quadrants d’une matrice, élaborée par Dwight David Eisenhower.

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La matrice s’organise de la manière suivante :

1. Les tâches qui sont importantes et urgentes
2. Les tâches qui sont importantes et non urgentes
3. Les tâches qui ne sont pas importantes, mais urgentes.
4. Les tâches qui ne sont ni importantes, ni urgentes.

👉 L’importance de la tâche désigne la capacité à avancer dans vos réalisations et projets. L’urgence correspond au caractère prioritaire de la tâche : dois-je faire cette tâche au plus vite, ou peut-elle attendre ?

4️⃣ Timeboxing

Le timeboxing qui se traduit par « gestion des blocs de temps » est une méthode de gestion du temps basée sur la réalisation des objectifs. Elle consiste à associer une période de temps définie à une activité spécifique.

La réalisation de plusieurs blocs de temps vous permettent alors d’atteindre plus facilement vos objectifs, grâce à une découpe efficace de tâches dans votre emploi du temps.

L’avantage des blocs de temps et qu’ils vous permettent d’avancer sur une tâche pendant une certaine durée, sans forcément arriver au bout de celle-ci.

Au lieu de se concentrer sur l’accomplissement d’un objectif, vous vous focalisez plutôt sur l’avancement progressif de celui-ci.

💡 Par exemple, vous décidez d’allouer 45 minutes de temps pour faire vos cartons, car vous allez déménager. Vous vous concentrerez sur cette tâche pendant la durée définie, ce qui vous permettra d’avancer concrètement, sans pour autant boucler tous vos cartons.

👉 Cette méthode vous intéresse ? Découvrez plusieurs modèles d’emplois du temps à imprimer.

5️⃣ Timeblocking

Bah mais c’est pas la même chose que le point précédent ? Mais non Jamy ! A l’inverse du timeboxing qui consiste à bloquer du temps pour une tâche spécifique, le timeblocking à pour but de caler un moment dans son emploi du temps pour se concentrer sur un projet ou plusieurs tâches.

• Exemple de timeboxing : 45 minutes pour avancer sur les cartons de votre déménagement
• Exemple du timeblocking : 3h, de 17h à 20h le jeudi et samedi, pour avancer sur votre projet couture

Ces deux techniques de gestion du temps quotidien se rejoignent mes possèdent des nuances, libre à vous d’opter pour celle qui vous convient le mieux. ✅

6️⃣ Méthode SMART

La gestion de projet SMART a pour rôle d’établir des objectifs Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels.

• Spécifique : Définir un objectif clair et précis
• Mesurable : Mettre en place des objectifs quantifiables
• Atteignable : Veiller à définir des objectifs qui prennent en compte les moyens et la situation existante
• Réaliste : Vos objectifs doivent être en adéquation avec vos valeurs et vos projets sur le long terme
• Temporel : Définir l’objectif dans le temps

🧠 Pour aller plus loin dans la méthode SMART : Comment fixer des objectifs SMART

7️⃣ Méthode GTD

La méthode Getting Things Done consiste à décortiquer tous les éléments qui vont permettront de partir d’un point A à un point Z.

💡 La collecte des informations

Dans un premier temps vous allez sortir de votre cerveau, toutes les tâches et objectifs qui bouillonnent en vous et les noter dans un seul document.

🔎 Le traitement

Après ce travail de collecte, vous aller procéder à un travail d’analyse. Évaluez alors chaque tâche une par une et demandez-vous « Que puis-je faire pour faire avancer cette tâches ? » « Est-ce qu’elle est urgente ? » 🤔

• Si la réponse est non : mettez cette tâche de côté.
• Si la réponse est oui : réalisez cette tâche immédiatement si elle prend moins de 2 minutes, ou continuez le processus avec l’étape qui suit : l’organisation.

📝 L’organisation

Il est maintenant temps d’organiser toutes vos tâches prioritaires. L’objectif est de les rendre réalisables. Pour cela :

• Définissez vos tâches dans le temps : datez vos divers éléments selon des délais raisonnables et réfléchis.
• Déléguez les tâches que vous ne pouvez pas accomplir par vous même et informez la personne concernée
• Planifiez les tâches plus complexes en les découpant.

👀 La révision des tâches

Souvent, faire un travail d’analyse ne suffit pas pour faire avancer ses projets sur le long terme. Ne rangez pas votre plan d’action au placard, mais affichez le quelques part pour l’avoir sous les yeux. L’idéal est de vous fixer un jour par semaine pour faire le point et ajuster votre suivi.

⚡ L’agissement

Pour ce dernier point, vous devrez considérer certains éléments pour agir concrètement et ne pas vous éparpiller :

• Définir vos priorités
• Organiser votre emploi du temps stratégiquement selon le temps dont vous disposez
• Evaluez votre niveau d’énergie pour vous lancer dans des tâches réalisables sur le moment
• Définir un cadre de travail apaisant

Adoptez la méthode d’organisation qui vous convient le mieux !

Pour booster sa productivité, il ne suffit pas de travailler plus, mais surtout de travailler mieux. ✨ Les diverses méthodes d’organisation et de gestion du temps, vous aident à traiter efficacement vos tâches, sans vous éparpiller dans tous les sens.

Améliorer son organisation personnelle requiert des outils et une pratique régulière. 🔧 Adopter une technique adaptée à vos envies et à vos préférences de travail est le meilleur moyen d’arriver à bout de vos projets, à travers une stratégie réfléchie et des habitudes.

✍ Article rédigé et visuel confectionné par A. (avec amour)