Vous souhaitez créer un kanban sur Notion pour vous organiser facilement au quotidien ?
Notion est un outil fantastique pour l’organisation personnelle et professionnelle, cependant, il n’est pas toujours simple à utiliser au début.
On peut vite s’y perdre avec les priorités et les différents paramètres… 🔧
Pourtant, vous verrez qu’une fois configurée, l’utiliser sera un vrai jeu d’enfant !
👉 Dans cet article, vous découvrirez comment faire un kanban sur Notion pas à pas , mais aussi comment le paramétrer (ajouter une colonne, des priorités, etc.)
Pourquoi utiliser Notion ?
Notion est un superbe outil de travail, qui va bien plus loin qu’une simple page Word ou un calendrier partagé.
C’est un logiciel tout-en-un, qui vous permet de vous créer une organisation quotidienne efficace, pour une utilisation personnelle ou en équipe.
Avec Notion, vous pouvez notamment :
- Gérer vos tâches en cours
- Prendre des notes
- Créer des bases de données
- Partager le travail en équipe
💡 L’avantage de Notion est qu’il est totalement personnalisable en fonction du système d’organisation que vous souhaitez mettre en place.
Par ailleurs, la version gratuite est déjà bien suffisante pour s’organiser efficacement.
Comment créer un kanban sur Notion
Pour mettre en place un système d’organisation kanban sur Notion, vous devez tout d’abord ajouter une nouvelle page et la nommer.
Vous devrez ensuite ajouter une nouvelle base de données en vue Kanban.
Pour ce faire, cliquer sur + ou taper / pour ajouter un nouvel élément. Une liste déroulante va s’ouvrir. Faites défiler les options jusqu’à la catégorie base de données et sélectionnez Vue tableau kanban.
Super, votre base de donnée est créée ! Vous pouvez la nommer : liste des tâches à faire. 📋
Comment modifier les noms et les couleurs de colonnes ?
Pour personnaliser les titres des colonnes, vous devez vous rendre dans les propriétés, en cliquant sur les 3 petits points à côté du bouton Nouveau.
Sélectionnez propriétés, puis Etat.
Vous n’aurez plus qu’à cliquer sur les différents titres pour les modifier ou changer leur couleur.
Comment ajouter une colonne à son kanban ?
Pour ajouter une colonne à son tableau Kanban, vous devez de la même manière vous rendre dans l’option propriétés – Etat puis sélectionner le + à côté de la colonne souhaitée.
Vous pourrez alors nommer la colonne avec le titre de votre choix et ajouter une couleur.
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Ajouter des propriétés à son kanban
Une fois le kanban généré avec les bonnes colonnes, vous aller pouvoir personnaliser les tâches selon vos envies et besoins.
Vous pourrez ainsi rattacher des paramètres à vos tâches pour les affiner (catégories, deadlines, importance…)
Définir des tags (catégories)
Pour associer des tags à vos différentes tâches, vous devez retourner dans le paramètre propriétés, puis cliquer sur + Nouvelle propriété.
Dans la liste déroulante, sélectionnez sélection multiple dans Type, puis renommer la propriété « tag »
Vous pouvez ensuite ajouter vos catégories en cliquant sur ajouter option.
Pour changer la couleur de chaque catégorie, vous pouvez simplement cliquer dessus.
Maintenant, pour associer une catégorie à une tâche, vous avez simplement à modifier une tâche en cours puis cliquer sur ajouter une propriété.
📌 Attention, pour que les tags s’ajoutent bien dans votre kanban, pensez à glisser la propriété tag dans l’onglet affiché dans le tableau kanban, et non dans masqué.
Ajouter des priorités à vos tâches Notion
Toujours dans l’onglet propriétés, cliquer sur + Nouvelle propriété.
Cliquez sur la propriété Sélection, puis renommez là « Priorités »
Ajoutez ensuite vos différentes options (par exemple, haute/moyenne/basse ou urgent/Modéré/faible)
Vous pouvez leur assigner des couleurs adéquate (rouge pour l’urgence, orange pour modérée et vers pour faible)
Ajouter une date limite à vos tâches en cours
Afin de définir une date d’échéance à une tâche, vous devez ajouter une nouvelle propriété Date et la renommer « Date d’échéance ».
En sélectionnant une de vos tâches, vous pourrez alors définir une date et cocher d’option date de fin. Vous avez la possibilité de modifier le format, d’inclure l’heure et de définir un rappel.
Ajouter de nouvelles vues
Nous allons voir ensuite comment créer des vues à partir de ces paramètres, comme par exemple afficher les données, en les triant par ordre de priorités. Vous pourrez alors basculer facilement d’une vue à l’autre.
Ajouter une vue par priorité
Pour classer facilement vos tâches par priorités, et vérifier en un coup d’œil quelles sont les tâches urgentes à réaliser, vous pouvez créer une vue spécifique. 👀
Pour cela, cliquez sur le + à côté de la vue actuelle (survoler avec la souris pour l’afficher)
Sélectionnez Tableau kanban, puis Modifier la vue (en cliquant sur Tableau kanban)
Dans l’option Grouper, sélectionnez Grouper par, puis la propriété « priorité ».
Par défaut, les différentes options se placeront dans les groupes masqués. Cliquer alors sur le petit œil à côté de chaque option pour les faire apparaitre. Vous pouvez alors décocher l’option Sans propriétés.
💡 Pour changer l’ordre d’affichage des colonnes, vous pouvez simplement basculer l’ordre des options dans les groupes visibles.
Ajouter une vue table
Pour ajouter une vue tableau, ajoutez une nouvelle vue (+ à droite des vues) et sélectionnez table.
Dans les options, vous pouvez choisir quelles propriétés vont apparaitre dans votre tableau et changer l’ordre des colonnes en basculant les options de haut en bas.
Exemple d’organisation de la table :
Nom – Etat – Priorité – Tags – Date d’échéance
Nom – Date d’échéance – Tags
💡 Encore une fois, la disposition de votre table dépendra de votre organisation. Si vous voulez surtout faire attention aux dates d’échéances, il faudra afficher cette colonne en premier pour la trier facilement par ordre croissant.
✍ Article rédigé par A. (avec amour)